Komunikacja w firmie

Komunikacja wewnętrzna w firmie spełnia bardzo istotną funkcję w prowadzeniu przedsiębiorstwa. Jest także podstawową funkcją tak zwanego wewnętrznego PR-u (public relations). Ogól działań public relations obejmuje nie tylko kontakty z otoczeniem zewnętrznym i kreowaniem zewnętrznego wizerunku, ale także kontakt firmy/organizacji z pracownikami oraz komunikację między samymi pracownikami. Działania public relations związane z komunikacją w firmie obejmują także budowę tzw. wizerunku wewnętrznego organizacji, który jest nie mniej ważny od wizerunku firmy w otoczeniu zewnętrznym. Pracownicy jako osoby najbardziej powiązane z firmą przekazują informacje swoim rodzinom i znajomy, którzy z kolei przekazują je dalej drogą tak zwanej plotki (kanał komunikacyjny). Warto więc zadbać o warunki pracy i opinie pracowników o firmie, w której pracują, ponieważ wizerunek wewnętrzny (wśród pracowników) również może wpływać na wizerunek zewnętrzny, szczególnie w dużych firmach zatrudniających po kilka tysięcy pracowników.

Niewątpliwie wizerunek wewnętrzny i zewnętrzny są ze sobą powiązane. Jeśli chodzi o działania public relations w tej sferze można posłużyć się przykładem firmy Mc’ Donalds, która wprowadziła kampanie telewizyjną promującą firmę na zewnątrz jako dobrego pracodawcę. Działania te były prawdopodobnie reakcją firmy na płynące z wewnątrz (prawdopodobnie od pracowników) negatywne opinie o firmie. Mc’ Donalds ma nie wątpliwie profesjonalny dział public relations.

Jednakże komunikacja wewnętrzna to nie tylko kreowanie wizerunku firmy wśród pracowników. Komunikacja wewnętrzna obejmuje przede wszystkim kanały kontaktu między poszczególnymi szczeblami przedsiębiorstwa. Mam tu na myśli kontakty „w górę” i „w dół” – pionowe – pracowników z kadrą kierowniczą oraz poziome – między różnymi działami pracowników szczebla podstawowego. Podstawowym działaniem w zarządzaniu komunikacją wewnętrzną firmy jest ułatwienie pracownikom kontaktu z kierownictwem. O ile w małych i mikro przedsiębiorstwach nie zwykle problemu z komunikacją, to z kolei w średnich i dużych firmach problemy te mogą mieć bardzo szeroką skalę. Przede wszystkim musimy zapewnić pracownikom odpowiednie kanały komunikacyjne umożliwiające międzyszczeblowy przepływ informacji. Dobrym medium może być tu na przykład:

  • telewizja zakładowa
  • Intranet – sieć wewnętrzna
  • prasa dla pracowników
  • tablice ogłoszeń
  • szkolenia i konferencje

Pracownik powinien być informowany jaki jest cel wykonywanej przez niego pracy, jaka jest polityka i misja firmy w które pracuje itp. Poza tym kanały te powinny służyć do motywowania pracowników.

Jeśli chodzi o komunikację „w górę” czyli przepływ informacji od pracowników do kadry zarządzającej może być nieco trudniej. Zwykle komunikacja ta następuje za pośrednictwem jakiejś jednostki nadrzędnej (pracownika), co nie do końca jest dobrym rozwiązaniem. Dobrą formą zbierania informacji i opinii od pracowników podstawowego szczebla są bezpośrednie spotkania z nimi. Chociażby w formie wspomnianych już wcześniej konferencji, czy szkoleń. Można wykorzystać także anonimowe ankiety, czy tak zwane skrzynki na pomysły lub skargi i zażaleń, gdzie pracownicy mogą anonimowo wrzucać listy ze swoimi pomysłami i opiniami.

Reasumując komunikacja wewnętrzna pełnia bardzo istotną rolę w dużych przedsiębiorstwach. Nie mniej jednak małe firmy również nie powinny zaniżać jej znaczenia i roli jaką spełnia w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.

Komentarz: